首页 >> 管理 >> 远程办公的“正确姿势”是什么?

远程办公的“正确姿势”是什么?

宁宇 来源:钛媒体A 2020-02-10
基础设施以及协同办公的资源,能省尽量省,可用就好,不必追求时髦。

职场3 CFP

相对于绝大多数职场人士,我在远程办公方面的经验要丰富得多。一方面是因为我的常驻地和绝大多数同事不在同一个城市,确实有远程办公的需求;另一方面得益于华为的远程办公IT系统非常好,可以让远程办公也能达到比较高的效率,所以各种远程办公的使用频率也非常高。

如今为了安全,很多企业都选择了远程办公甚至居家办公的模式,我觉得可以把自己的经验和体会分享下,如何能让远程办公效率更高,体验更好。

合理安排时间,营造办公氛围

集中办公效率高,不仅是因为员工要准时打卡,更是因为很多无形的因素组合在一起形成的,尤其是周围的同事都在工作,自然而然形成了专心工作的办公氛围。

如今大家都相互隔离,很难形成一起干活的办公氛围,在这种相互之间不影响的情况下,办公效率如何呢?不同生活状态,不同的工作内容,这个问题的答案并不一样。

年轻人,尤其是单身的码农,在家里写代码的效率往往比在单位还要高,不用在上下班的路上奔波,也没有杂七杂八的事情打扰,自由自在的状态下灵感迸发激情四射,可以在工作中保持良好的精神状态。

但对于大多数人来说,办公环境更复杂而混乱,尤其是有娃的家长,最近要奔波于家务和工作之间,苦不堪言。

我的经验是:能否高效办公主要取决于自己主观上的工作状态。除了因人而异的自觉性、主动性和耐性之外,办公氛围营造程度是影响工作状态的关键。

远程办公最好是有一个相对独立的空间,这样有助于聚焦注意力;条件达不到的话,就尽量接近常规的办公氛围,包括自己的妆容、坐姿、办公用品等,避免在床上或者沙发上等舒适的位置工作。总之,平时办公室越生活化越舒适,而在这种非常情况下,远程办公的环境越像办公室,工作状态越好。

还有一点很重要。远程办公是很难长时间保持专注的,所以需要根据自己的工作内容以及远程办公的特点,让工作状态做到张弛有度。通常情况下,这种主动性的调节靠时间合理安排。

我的经验是:把工作时间切割出完整时段和碎片化时间两种类型,其中完整时段优先安排会议讨论等协同性强的工作;剩下的完整时段用于研究、思考和学习;将碎片化的时间用来处理事务性事情。这样完整的时段可以专注工作,再与碎片时间有机结合,也可以形成有效的办公氛围。

所以说,如果做好时间规划和工作安排,不要说远程办公了,就是居家办公的效率未必比集中在办公室低,因为办公的时间可以更长,环境更放松,可以自主腾挪的空间更大。反之,如果时间安排得不合理,办公氛围营造得不够,生活和工作完全搅在一起互相干扰,你会觉得比上班还累的。

高效协同办公,节约IT资源

前面介绍了,在每天的时间表里,优先级最高的是与同事协同办公时段,主要是会议、交流讨论等活动。这些活动是多人参与,而且交互性比较强,如果高效就是节约自己和大家的时间,反之就是极大的浪费。

远程协同办公的效果往往不如现场会议,最主要的原因就是多人发言而导致相互影响干扰,还有就是在协同过程中,由于信息显示不完整以及通信延迟等原因,无法准确地判断发言者及其表达的内容。

这方面我的经验是一些小技巧:

1、发言的时候先自报家门,然后尽量用一整段话完整地表达自己的观点,避免你一言我一语的交互式讨论。

2、确实需要交互式的讨论,其他与会者就要控制住自己发言的冲动,等到两个人讨论之后再表达。

3、会议的主持者非常重要,要掌控好节奏和秩序,还要兼顾时间和与会者的参与程度,主持难度比现场会议大多了。

4、远程协同办公非常耗神,无法是发言还是听会都不轻松,所以这种协同办公的时间不能太长;如果是多个议题,中间就要留一些休息的时间。居家办公的环境不能和办公室比,专注度很难长时间保持,所以协同办公必须拒绝拖沓冗长,不是特别必要的就先缓缓吧。

如今国内的通信基础设施已经非常发达,无论身在何地,都具备非常不错的通信条件;而且各种远程办公的软件也开发出了各种应用。那是不是意味着,远程协同办公是不是不用考虑基础设施资源的问题?

我的经验是:基础设施以及协同办公的资源,能省尽量省,可用就好,不必追求时髦。

能用线上对话解决,就不打电话。

能用电话解决,就不开电话会。

能用电话会议解决,就不开视频会。

这种节约并不是抠门的葛朗台,而是越简单的方式占用资源越少,稳定性也越强,体验也不差。

很多协同办公的工具,从某个维度看可能体验更好,比如视频会议让大家更有亲近感。但是视频如果频繁卡顿,或者由于某个接入用户的网络质量差,而把一个会搞得磕磕巴巴,那实际上降低了工作效率。

再举一个例子:在内网工作时喜欢采用频繁交互的方式开发编程。但在外网远程工作时,每登录一次都需要通过严格的安全认证等一系列操作,这种情况下就需要改变自己的习惯,把频繁交互的工作模式变为两阶段提交。这样一方面是节省了IT资源,更重要的是减少了"做一个动作等半天"的情况发生,有助于更顺畅地工作。

总之,如今是非常时期,远程办公工具简单可用有效就好,不一定用到那么多花样。先解决有还是没有的问题,之后才是完善优化和升级,对于大多数企业来说,刚刚体验远程协同办公的时候,别想太多。

结语

目前绝大部分企业还处于"暂停"状态。那么这种情况下适合做什么呢?

培训是磨刀不误砍柴工,蒙眼狂奔已久,现在被迫停下来,正好可以调整队形,组织员工进行知识和能力的补充,为接下来的发展积蓄力量。

培训的内容可以分成标准化培训和互动性培训,前者适合网课,把课程录下来放在网上,便于学员利用碎片时间反复学习和理解。后者适合进行尖端前沿知识的传播,当时没听懂的再通过各种线上渠道答疑,达成充电的效果。

这个时间组织对此前工作的复盘反思,也是非常不错的。相互隔离的状态,有利于培养人的独立思考能力,可以先介绍成功或者失败的案例,然后再组织团队成员进行分析和探讨,休战期练兵,重新作战时更有战斗力。

今天已经是正月十七,没有一个春天不会到来。

祝大家健康。

加油!

题图来源:GVC

原标题:远程办公的“正确姿势”是什么?


相关标签: 远程办公  
0
0
相关文章